ניהול מסמכים – איך ארגונים מטמיעים תוכנה לניהול מסמכים

בשנים האחרונות גדלה המודעות בארץ לניהול הניירת המשרדית במתכונת דיגיטלית. שיטת ה"משרד ללא נייר" שנהוגה שנים רבות במדינות המתקדמות, תוקעת יתד גם אצלנו והיא מצרפת לשורותיה מידי יום ארגונים ומשרדים נוספים.

אם עד לפני עשור שלטו בשוק התוכנות לניהול מסמכים חברות התוכנה הגדולות בעולם, הרי שהמצב השתנה וכיום את הטון נותנות חברות תוכנה ישראליות שפיתחו פתרונות לניהול מסמכים וידע, תוכנות ומערכות המתאימות הן למשרדים קטנים והן לארגונים גדולים עם אלפי משתמשים.

בשנים האחרונות גדלה המודעות בארץ לניהול הניירת המשרדית במתכונת דיגיטלית. שיטת ה"משרד ללא נייר" שנהוגה שנים רבות במדינות המתקדמות, תוקעת יתד גם אצלנו והיא מצרפת לשורותיה מידי יום ארגונים ומשרדים נוספים.

אם עד לפני עשור שלטו בשוק התוכנות לניהול מסמכים חברות התוכנה הגדולות בעולם, הרי שהמצב השתנה וכיום את הטון נותנות חברות תוכנה ישראליות שפיתחו פתרונות לניהול מסמכים וידע, תוכנות ומערכות המתאימות הן למשרדים קטנים והן לארגונים גדולים עם אלפי משתמשים.

מערכת לניהול מסמכים נותנת מענה במספר רמות: ברמה הראשונה ממירים את מסמכי הנייר הקיימים לפורמט דיגיטלי. מבצעים סריקת מסמכים ויוצרים מהם קבצים דיגיטליים אותם משלבים במערכת. את המסמכים ניתן לסרוק באמצעות כוח האדם של הארגון, או להשתמש בשירותי סריקה של חברות סריקה המתמחות בסריקת מסמכים.

תוכנה לניהול מסמכים מאפשרת ביצוע סריקת מסמכים לתוך ארכיון דיגיטלי, אחסון המסמכים במערכת ושליפתם לבקשת המשתמש. בדרך זו אנו מנהלים את הידע הארגוני של העסק או הארגון באופן דיגיטלי.

קיימות מערכות רבות של ניהול מסמכים, כולל פתרון של חברת מיקרוסופט. מערכת ה share point של מיקרוסופט נותנת פתרון מצוין לניהול המסמכים הדיגיטליים של הארגון, אך היא יותר מתאימה לארגונים גדולים בגלל עלותה. בשוק ישנן מערכות מדף מוכנות המתאימות גם לארגונים קטנים, אך בדרך כלל יש צורך לבצע התאמות ושינויים במערכת הבסיסית כך שהיא תתאים לצרכים של הלקוח.

לאחר שבחרתם תוכנת ניהול מסמכים, הגיע הזמן לבצע את שלב אחסון המסמכים בתוךv ארכיון הדיגיטלי. פעולה זו מאפשרת לקשר את קובץ המסמך הסרוק למסמכים או ללקוחות רלוונטיים, כך שבשעת חיפוש של פרמטר הקשור למסמך, תקבלו את המסמכים הקשורים אליו.

איך זה קורה? בונים אינדקס ראשוני ובזמן שמירת המסמך מוזן באינדקס המידע שמתאר את קובץ המסמך (בשדות שהגדרנו מראש כגון: תאריך, מספר תעודה, שם, תעודת זהות, טלפון וכו'). כשתבצעו חיפוש לצורך שליפת הקובץ ותציינו את אחד הפרמטרים המוגדרים בשדות שבאינדקס, הקובץ יאותר תוך שניות.

אחד היתרונות הגדולים בשימוש במערכת ארכיון דיגיטלי הוא החיסכון במשאבי הארגון. הדרך הטובה ביותר להפחית בשימוש בחומרים מתכלים היא מעבר למתכונת דיגיטלית. רוכשים תוכנת ניהול מסמכים, מזמינים שירותי סריקת מסמכים ויוצרים ארכיון דיגיטלי . כל המסמכים שלכם יוצגו כקבצים דיגיטליים ולא תצטרכו להדפיס אותם.

שרגא כץ



דוקיומנטס - סקאנבוק ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שרותי סריקה, ארכיון דיגיטלי
דירוג:  

הוסיפו ל Facebook Share on Twitter

הוספת תגובה / יצירת קשר עם יוחאי ר

שם מלא: *

אימייל: *
(האימייל לא יפורסם בשום מקום באתר)
כותרת: *
תוכן:
7 + 14 =