מעט מידי, מאוחר מידי

להפיק אירוע להצלחה
תכננת כנס מקצועי ל-700 איש, הוצאת הזמנות, הזמנת מקום, מרצה מכובד, כיבוד ושתייה אך הייתה נוכחות דלה של 200? משהו בקידום לא עבד נכון ויש לכך ממצא מדויק אך לא מפתיע.

למאפיין היחיד של קידום גרוע אני קוראת "מעט מידי מאוחר מידי"


מעט מדי מאוחר מדי....



יעל לוטן –לוטן תדמיות בע"מ
www.lotan.org.il





תכננת כנס מקצועי ל-700 איש, הוצאת הזמנות, הזמנת מקום, מרצה מכובד, כיבוד ושתייה אך הייתה נוכחות דלה של 200? משהו בקידום לא עבד נכון ויש לכך ממצא מדויק אך לא מפתיע.

למאפיין היחיד של קידום גרוע אני קוראת "מעט מידי מאוחר מידי"

למה הכוונה?

הטעות המרגיזה ביותר שיכולה להיעשות על ידי אנשי השיווק או הפקת האירועים היא לתכנן או להכריז על אירוע קרוב מידי לתאריך כלומר מאוחר מדי מכדי מכדי שמישהו יבוא.

לעיתים קרובות יוצא לך לשמוע "רק שבעים הגיעו לכנס אני מתאר לעצמי שהוא לא היה מספיק פופולרי"

המנהל אשר שומע זאת יכול להיות בטוח שהסיבה האמיתית לחוסר העניין בכנס היא מעט מידי מאוחר מידי שזה אומר מעט מידי קידום של הכנס ומאוחר מידי מכדי ליצור נוכחות כמותית יפה.
הרבה פעמים מתגלה שההזמנות לאירוע ה-5 ביולי יצאו רק ב-30 ליוני כלומר הגיעו למוזמן יומיים מראש. זה אומר שמתכנן האירוע יצא מנקודת הנחה שאין למוזמן חיים ורק להזמנה הזו הוא חיכה כדי שתגאל אותו...

כך לא עובדים הדברים ובטח שלא בעולם יחסי הציבור. הסיבה ש"רק שבעים הגיעו לכנס" היא אחת – מעט מדי מאוחר מדי!

כשהפקה של אירוע נכשלת מייד כולם אשמים, מזג האוויר, משחק הכדורגל שהיה, ערב החג ועוד רבים ומגוונים. אם תדע להתבונן נכון תבין שרק גורם אחד לכישלון והוא "מעט מדי מאוחר מדי".


ישנו כלל בסיסי שאומר: הצלחתו של כל אירוע נמצאת ביחס ישר להכנתו בזמן.
וכמו שאני אומרת תמיד: כגודל ההשקעה כך גודל התוצאה. אין שום סיכוי בעולם שתכין מערכת צעדים מפורטת לפני אירוע ותתחיל את ההכנות מספר חודשים קודם ולא תהיה הצלחה. פשוט כי אין דבר כזה.
יח"צ הוא עבודה קשה. אך העבודה הקשה באמת מתרחשת ברובה לפני שציבור כלשהו רואה אותה. העבודה באירוע עצמו היא קלי קלות, זה הרגע שבו אתה רואה את התוצר של ההשקעה ואם לא השקעת כל כך אל תתפלא אם משהו יתפוצץ לך בפרצוף הדבר הזה שאני קוראת לו – אכזבה.











אם לא התיישבת על הטלפון חודש מראש כדי להזכיר ולהזמין באופן אישי אל תתפלא אם למחרת האירוע תשמע שהמון "לא קיבלו את ההזמנה" .


נוכחות מרשימה באירוע מסמלת הצלחה ונוכחות מושגת בעזרת המון פולואפ והכנה מראש.


אתה רואה את כל האירועים אשר בוימו כל כך יפה, את ההתרחשויות הללו, מלוטשות וחסרות דופי ונראה כאילו לא השקיעו בהם כלל מאמץ. ובכן, הם רק נראים כאילו לא הושקע בהם מאמץ אני יכולה להבטיח לך שזה היה כרוך בעבודה של חודשים קודם.

אירוע אשר מצופה בו נוכחות מכובדת יתוכנן ויתורגל ויכריזו עליו הרבה לפני התרחשותו כי אנשים חשובים מנהלים יומן עמוס ואם לא תשריין את תאריך האירוע ייתכן שתחגוג אותו לבד...

יחצנים שאינם עובדים קשה כדי לתכנן ולתרגל, ושאינם מכריזים על אירוע בזמן באמצעות קידום מספיק, נוחלים כישלונות.

ומכאן שרוב הכישלונות ביחסי ציבור נובעים עקב אי תכנון, אי תרגול ואי קידום במידה מספקת וזמן רב מראש. הערובה הטובה ביותר להצלחות של יח"צ היא על ידי איסוף נתונים, תכנון מדויק, תרגול רב, הכרזה מבעוד מועד וקידום מספק.

אפילו כאשר מדובר באירוע הפתעה יש לנהוג כך לגבי כל האנשים, פרט לאלה שההפתעה מיועדת עבורם

לכן יש לאסוף את הנתונים שינחו את התכנון, לתכנן היטב, להכין לפרויקט מערכת צעדים אשר מפרטת איך ומתי יתבצע כל שלב צעד אחר צעד, הכרז על הפרויקט מספיק זמן מראש, תרגל את האנשים הנוגעים לאירוע מספר פעמים עד שיהיו מיומנים ביותר וללא תקלות ורק אז ערוך אותו להצלחה.


והרי לך אירוע "ספונטני" ומוצלח ביותר?

















בין אם זו צעדת מחאה, מסיבת עיתונאים, כנס, קורס חדש או ארוחת ערב לאח"מים או אפילו לסתם חברים, אם אתה רוצה שזו תהיה הצלחה, הכן את האירוע והכרז עליו בפומבי הרבה זמן לפני כן.
אירוע בינוני שתוכנן היטב והכריזו עליו היטב ובזמן יצליח הרבה יותר מהאירוע הנפלא ביותר אשר הוכן בשליפה מהשרוול.

בפעם הבאה שתראה כיסאות ריקים זכור את המאמר הזה וחשוב על מעט מדי מאוחר מידי.



מבוסס על עבודותיו של ל.ר.הבארד.


יעל לוטן - מנכל"ית לוטן תדמיות בע"מ יחסי ציבור ואסטרטגיה
דירוג:  

הוסיפו ל Facebook Share on Twitter

טוקבקים

שם מלא: *

אימייל:
(האימייל לא יפורסם בשום מקום באתר)
כותרת: *
תוכן:
4 + 14 =